מרכש תפעולי, לרכש אסטרטגי משולב

פונקציית הרכש עוברת בשנים האחרונות תמורות משמעותיות במיצובה הארגוני ומהווה כיום גורם אסטרטגי, המשפיע מהותית על כושר התחרות של הארגון ושולי הרווח שלו. כדאי לזכור שהוצאות החברה הנמצאות באחריות הרכש, יכולות להגיע עד 80% מכלל ההוצאות, בהתאם לאופי הארגון ומשימותיו. משמעות הדבר כי חסכון של 3% בהוצאות הרכישה יהיה שווה ערך לגידול של 10% במכירות ! מגמה זו מתחזקת עוד יותר בסביבה תחרותית גלובלית ובמצבי אי וודאות כלכלית עימה מנסה המשק העולמי להתמודד.
מחבר: מאת : שלום גלדר, יועץ ומרצה בכיר לרכש ולוגיסטיקה, 11-06-2012

 

 ניהול רכש חכם מחייב כיום הבנה רב תחומית בתחומי הכלכלה, השיווק והמסחר, גרעין העסקים של הארגון, משא ומתן ויחסי אנוש הנדרשים במגעים עם גורמים מגוונים לרוחב הארגון ומחוצה לו. הרכש מחוייב גם בהשתלבות טכנולוגית והנדסית וכמובן במקצועיות, בכל הקשור לכלי ניהול חוזים ופרוייקטים. הרכש אינו נמדד רק על רכישה נכונה בנקודות ההזמנה והאספקה, כי אם בראיה ארוכת טווח המתייחסת גם לעלויות הנובעות מחלקי חילוף, תחזוקה, אחריות, ומידת תלות בספקים.

 מה תהיינה סמכויות הרכש, האם לבצע רכש ריכוזי או לבזר את פעילות הרכש בין החטיבות בארגון, האם הרכש אמור לשמש גם נקודת ביקורת לבחינת הצורך בדרישת הטובין ? שאלות אלה ואחרות תלויות במהות הארגון, מדיניותו ובמידת השונות בין החטיבות והמפעלים שלו. כיום ברור כי הגישה האפקטיבית ביותר היא מיפוי צרכי הרכש ושילוב חכם בין רכש אסטרטגי כלל ארגוני, לרכש תפעולי יחידתי.

 על הרכש מוטלת אחריות "לסנן" את דרישות הרכש על ידי תשאול מובנה של הלקוח הפנימי ובחינת המשאבים, המלאים והתקציבים המיועדים לכך. הוכח כי תהליך זה צמצם באופן משמעותי רכישות מיותרות ו/או בלתי מתאימות. בנוסף לכך תהליך תכנוני מוקדם – קד"ר (קדם רכש) מהווה אמצעי מצויין לקביעת יעדים, לניהול סיכונים, לקיצור זמן תהליך הפקת ההזמנה ובוודאי להשגת יעדי חסכון.

 

להלן נקודות מפתח בתהליך השינוי העובר על הרכש  Key Performance Indicators:

 

רכש מטה אסטרטגי – פונקציה משולבת לקביעת מדיניות  הרכש, הסכמי רכש חוצי ארגון וניהול סיכונים, רכש משותף עם ארגונים דומים להעצמת כוח הקניה. בקרת עוקפי רכש.

הנדסת רכש – קד"ר (קדם רכש), השתתפות הרכש בהחלטות הנדסיות, בחינת מידע על סביבת השוק (RFI), הצעת חלופות תוך שאיפה לסטנדרטיזציה וזמינות מקורות אספקה - Affordability. פעולות אלה יתבצעו לפני קביעת המפרט הסופי והפקת דרישת הרכש, על מנת לקצר את ה Lead Time מקבלת הPR-Purchasing Requisition עד הוצאת ההזמנה.

רכש שיווקי – השתתפות הרכש בהחלטות האם להגיש הצעת מכר ללקוחות הארגון, ובכך לאפשר שילוב נכון של מחירים, אספקות והחלטות עשה או קנה בהצעת המחיר.

רכש כלכלי – Cost Reduction, ניתוח העלות הכוללת של הרכישה TCO-, רכש על בסיס עלות מחזור החיים של המוצר – LCC , הרחבת סמכויות הרכש לתנאי התשלום, בחינת מקור תקציבי, קניות גומלין.

רכש פרוייקטלי – חלק משמעותי מהתעשיה העולמית עובר לייצור מותאם לקוח. בסביבה זו נדרש הרכש להיות יד ימינו של מנהל הפרוייקט בביצוע רכש ממוקד ומבוקר פרוייקט.

רכש לוגיסטי – הרכש מהווה פונקציה חשובה ובעל השפעה על שרשרת ההספקה הפנים והחוץ ארגונית. הדבר בא לביטוי בתהליכי תכנון ובקרה ברמה הכוללת, בקרת מלאים והסכמי JIT/VMI עם ספקים אסטרטגיים.

ניהול ספקים – SRM קביעת ספקים אסטרטגיים, מדיניות עבודה מול נבחרת מצומצמת ומבוקרת של ספקים, עתודות אספקה, ניהול ובקרת חוזים, משוב והערכה לספקים ומהספקים.

רכש מקוון – פעילות הרכש נסמכת כיום על מערכות מידע כגון ERP בשילוב מערכות אינטרה- נט פנים ארגוני, חתימה אלקטרונית, ניהול תהליכי רכש B2B באופן מקוון והתייעלות.

מודיעין רכש ולוגיסטיקה – LOBI – Logistic Business Intelligence , הרכש נדרש לבחינה מסחרית של סביבת השוק, המחירים, המגמות, הספקים, והסחורות.

רכש מיקור חוץ (OUTSOURCING) – השתתפות בהחלטות M/B (עשה או קנה), כולל הבאת שיקולים תמחיריים, זמינות, מהימנות ותאימות טכנית.

רכש שירותים בעלי ערך מוסף   (VALUE ADDED SERVICES ) תהליך זה נעשה בשיתוף מלא של הגורם המקצועי והבטחת איכות, תוך ביצוע RFD-Request for Demonstration, לבחינת הדגמות והמחשות נדרשות.

לסיכום – מערך הרכש נדרש כיום לפעילויות תכנוניות, המהוות מרכיב חשוב בניהול סיכונים והשתלבות מוקדמת בתהליכים העובריים של יצירת הצורך ברכישה. כך יכול הרכש לקצר זמנים, לצמצם עלויות ולנהל בקרת ספקים כחלק משרשרת ההספקה, בה יש לרכש תפקיד מרכזי המשפיע על הצלחת הארגון לאורך זמן.

 

חדשות ועדכונים

ארועי החודש